O home office já era uma prática adotada por empresas de grande porte e também pelas denominadas startups. Com a pandemia do coronavírus e o isolamento social, pequenas e microempresas também aderiram ao trabalho remoto para garantir a segurança de seus colaboradores.
No primeiro momento, a mudança inesperada gerou insegurança para gestores e equipes dos pequenos negócios que tiveram que se adaptar rapidamente à nova rotina. Pesquisa realizada durante a crise do coronavírus pela plataforma Capterra, da consultoria Gartner, mostra que 55% das pequenas empresas brasileiras não adotavam o home office antes da pandemia e 43% compraram ou instalaram novos softwares para operar remotamente.
A atividade remota virou uma opção segura e tem sido fundamental para garantir a sobrevivência de muitas empresas e, consequentemente, manter os postos de trabalhos. Empreendedores e suas equipes estão aprendendo a lidar com a nova situação. Mas é preciso estar sempre atento para garantir que todas as operações remotas sejam efetivas e seguras.
Além de computador e internet, o trabalho remoto exige organização dos processos para garantir produtividade. A comunicação clara e objetiva entre gestores e equipe é fundamental. As interações devem esclarecer informações sobre prazos e pré-requisitos para que as tarefas possam ser realizadas com eficácia.
Videoconferências contribuem para planejar e alinhar trabalhos que envolvem diferentes equipes. Mas é preciso avaliar sua real necessidade. Outro aspecto relevante está relacionado aos prazos de entrega e à lista de prioridades. Incentive sua equipe a planejar a agenda do dia e a listar as prioridades. É importante que os colaboradores entendam as dinâmicas de trabalho, quais prazos foram alterados e qual é a urgência dos projetos.
A segurança de dados é outro item essencial a ser observado. O aumento significativo do trabalho remoto trouxe novas ameaças cibernéticas, especialmente para o segmento das pequenas e microempresas. Empreendedores e equipes devem estar preparados para estender os padrões corporativos de segurança também para os ambientes domésticos de trabalho.
Especialistas destacam a importância de disponibilizar ferramenta de colaboração confiável. Possuir uma plataforma de colaboração corporativa segura garante a privacidade das informações trocadas em reuniões virtuais, seja para encontros realizados entre colaboradores ou com pessoas externas à organização.
A conexão segura é feita com criptografia. A Rede Privada Virtual (VPN) permite uma conexão segura entre os dispositivos remotos e o site principal da empresa. O uso de criptografia é feito mesmo quando acessado a partir de pontos públicos de acesso Wi-Fi. O recurso é importante para quem usa o trabalho remoto e nem sempre sabe de onde os colaboradores se conectam.
É importante promover treinamentos virtuais com os colaboradores para falar da cultura de cibersegurança, esclarecendo medidas relevantes e expondo fatores de riscos que devem ser evitados. Envolver a equipe ativamente nas ações de conscientização das responsabilidades das suas atitudes para garantir a proteção de dados da empresa, especialmente nesta nova realidade de home office.
Os gestores são os que precisam ter maior comprometimento em compartilhar essas informações e promover essas ações, além de estarem sempre acessíveis para tirar dúvidas.
Helio Pedro da Silva, economista e sócio-fundador da Probo Contabilidade
A Probo Contabilidade é um escritório especializado nas áreas contábil, tributária, trabalhista e de legalização. Tem sua trajetória de mais de trinta anos de atuação construída por meio de um trabalho focado na excelência dos serviços prestados a seus clientes.